RL Trans toimii vastuullisesti sekä avoimesti
Whistleblowing-menettelyn tarkoituksena on varmistaa, että väärinkäytösepäilyjä, muita rikkomuksia tai sääntelyn vastaista toimintaa havaitsevien käytössä on luottamuksellinen kanava, jonka kautta työntekijä voi tavoittaa täysin riippumaton taho. Otamme väärinkäytösepäilyt vakavasti ja tavoitteenamme on tarjota helppo ja luottamuksellisen kanavan niiden esiintuomiseen.
Ohjeiden mukaan työntekijät, asiakkaat tai muut sidosryhmät voivat ilmoittaa toiminnasta, jota he epäilevät Suomen tai EU:n lainsäädännön vastaiseksi tai loukkaavan RL-Transin sisäisiä ohjeita ja toimintaperiaatteita.
Mistä tapauksista minun tulisi ilmoittaa ja mitä kautta?
Toivomme, että tuot esiin kaikki mahdolliset väärinkäytösepäilysi. Tällaisia väärinkäytöksiä tai rikkomuksia saattavat olla esimerkiksi petollinen, epärehellinen, laiton tai epäeettinen toiminta tai käytös tai muu säännösten tai määräysten vastainen toiminta.
Huomioithan, että Whistleblowing-kanava on tarkoitettu ainoastaan väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen. Ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu asiakaspalautteen antamiseen tai reklamointiin. Muihin kuin väärinkäytösepäilyihin liittyvät ilmoitukset toivomme osoitteeseen info@rltrans.fi
Ilmoituksen käsittely ja luottamuksellisuus
Whistleblowing-kanavamme on anonyymi ja se perustuu suojattuun ja salattuun palveluun, jonka tuottaa Domainkeskus / MMD Networks (www.domainkeskus.fi). Kanavassa ei tallennu tietoja, joiden perusteella viestin lähettänyt henkilö olisi mahdollista tunnistaa.
Whistleblowing-kanavaan tulleita ilmoituksia käsittelevät vain määrätyt, nimetyt henkilöt ja käsittely on luottamuksellista. Luottamuksellisuus pätee myös silloin, kun ilmoittaja tuo itse henkilöllisyytensä esiin.
Ilmoittaja saa ilmoitusta tehdessään henkilökohtaisen linkin, joka tulee tallentaa ja jonka kautta pääsee seuraamaan ilmoituksen käsittelyä ja keskustelemaan käsittelijän kanssa.
Huomaathan, että ilmoitusta jättäessäsi sinun täytyy tallentaa linkki leikepöydälle ennen kuin pystyt jatkamaan keskusteluikkunaan. Koska järjestelmä ei tallenna mitään tietoja sinusta, emme pysty lähettämään sinulle ilmoitusta silloin, kun käsittelijämme vastaa sinulle, joten muista kirjautua järjestelmään ajoittain tarkistaaksesi tilanteen.
Mikäli hukkaat linkin, et pysty enää kirjautumaan vanhaan keskusteluun, mutta voit tehdä uuden ilmoituksen ja kertoa siinä tilanteen ja jatkaa keskustelua käsittelijän kanssa uudessa linkissä.
RL Trans sitoutuu selvittämään kaikki ilmoitukset huolellisesti ja ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta. Kaikki ilmoitukset käsitellään viipymättä. Tutkintaan ei osallistu kukaan, joka on ilmoituksen kohteena tai jolla saattaa olla tutkintaa vaarantavia sidonnaisuuksia ilmoitettuun asiaan.
Raportointikanavaa ei saa käyttää muuhun ilmoitusmenettelyyn, kuin juridisten tai yrityksen toimintaperiaatteiden rikkomisen ilmoittamiseen.
Ilmoitusjärjestelmään annettuja henkilö- ja muita tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja siten kuin soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä edellytetään.
Kaikki ilmoitettu tieto, mukaan lukien ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteena olevan henkilöllisyys, voidaan raportoida toimivaltaisille viranomaisille, kuten poliisille tai Finanssivalvonnalle soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Ilmoituksiin sisältyvää tai muutoin raportoinnin yhteydessä saatavaa tietoa voidaan käyttää rikkomusten sisäisessä tutkinnassa. Ilmoitettuun tietoon pääsevät käsiksi ja sitä voivat käsitellä yrityksen sisällä vain henkilöt, joiden on välttämättä päästävä kyseiseen tietoon käsiksi voidakseen tutkia ilmoitusta. RL Trans pyrkii pitämään ko. henkilöryhmän mahdollisimman suppeana. Rikoksista syytettäessä raportoijalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan esitutkinnan tai oikeudenkäyntien yhteydessä.