RL Trans agerar ansvarsfullt och öppet
Whistleblowing-proceduren är utformad för att säkerställa att anställda som upptäcker misstankar om misskötsel, andra överträdelser eller handlingar mot regelverk har tillgång till en konfidentiell kanal för att nå en helt oberoende enhet. Vi tar misstankar om misskötsel på allvar, och vårt mål är att erbjuda en enkel och konfidentiell kanal för rapportering.
Enligt riktlinjerna kan anställda, kunder eller andra intressenter rapportera aktiviteter de misstänker vara i strid med finsk eller EU-lagstiftning eller i strid med RL Trans interna riktlinjer och principer.
Vilka fall bör jag rapportera och genom vilken kanal?
Vi uppmanar dig att lyfta fram eventuella misstankar om misskötsel. Sådan misskötsel eller överträdelser kan inkludera bedräglig, oärlig, olaglig eller oetisk verksamhet eller beteende, eller andra handlingar i strid med regler och direktiv.
Observera att Whistleblowing-kanalen är avsedd endast för rapportering av misstankar om misskötsel. Rapportkanalen är inte avsedd för att lämna kundfeedback eller reklamationer. För anmälningar som inte är relaterade till misstankar om misskötsel, vänligen kontakta oss på info@rltrans.fi
Behandling och konfidentialitet av rapporter
Vår Whistleblowing-kanal är anonym och bygger på en säker och krypterad tjänst tillhandahållen av Domainkeskus / MMD Networks (www.domainkeskus.fi). Kanalen lagrar inte information som skulle kunna identifiera personen som skickar meddelandet. Endast namngivna personer hanterar rapporter som tas emot via Whistleblowing-kanalen, och processen är konfidentiell. Konfidentialitet gäller även när rapportören avslöjar sin identitet.
När en rapport görs får rapportören en personlig länk, som bör sparas och användas för att följa rapportens behandling och delta i diskussioner med handläggaren.
Observera att när du lämnar in en rapport måste du spara länken till urklipp innan du fortsätter till konversationsfönstret. Eftersom systemet inte lagrar någon information om dig kan vi inte skicka dig ett meddelande när handläggaren svarar, så kom ihåg att logga in i systemet regelbundet för att kontrollera statusen.
RL Trans åtar sig att noggrant undersöka alla rapporter och vidta nödvändiga åtgärder baserat på den tillhandahållna informationen. Alla rapporter behandlas snabbt. Ingen som är föremål för en rapport eller har potentiella intressekonflikter som kan äventyra utredningen kommer att delta i undersökningen.
Rapportkanalen bör inte användas för andra ändamål än att rapportera lagbrott eller överträdelser av företagets principer.
Den personliga och övriga information som lämnas i rapporteringssystemet behandlas konfidentiellt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
All rapporterad information, inklusive rapportörens identitet och den rapporterades identitet, kan rapporteras till behöriga myndigheter, som polisen eller Finansinspektionen, i enlighet med gällande lagstiftning.
Information som ingår i rapporter eller erhålls i samband med rapportering kan användas i interna utredningar av överträdelser. Endast personer inom företaget som nödvändigtvis behöver åtkomst till denna information för att undersöka rapporten kan få tillgång till och hantera den rapporterade informationen. RL Trans strävar efter att hålla denna grupp av individer så begränsad som möjligt. Vid anklagelser om brott kommer rapportören att informeras om att deras identitet kan behöva avslöjas under utredningar eller rättsliga förfaranden.