01. Rekisterinpitäjä
Oy RL-Trans Ab
Södra Lappfjärdsvägen 330
64300 LAPPFJÄRD
Puhelin 020 766 0600
02. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Oy RL-Trans Ab
Mathias Lindedahl
Södra Lappfjärdsvägen 330
64300 LAPPFJÄRD
Puhelin 040 559 0370
etunimi.sukunimi@rltrans.fi
03. Rekisterin nimi
Oy RL-Trans Ab:n työnhakijarekisteri.
04. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Rekisterin käyttötarkoitus on työnhakijoiden hakemusten hallinta ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään työnhakijoiden haastattelujen järjestämiseen, työnhakijoille suunnattuun viestintään ja rekrytoinnin toteuttamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja työntekijöiksi valituille sopimuksen täytäntöönpaneminen.
05. Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- henkilön nimi
- matka- ja/tai muu puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- kotiosoite
- henkilötunnus ja/tai syntymäaika
- valokuva
- aiempi työkokemus/aiemmat työtehtävät
- koulutus/opinnot
- rooli/titteli
- perhesuhteet
- muut hakijan itse esittämät tiedot
06. Henkilötietojen säilytysaika
Valituksi tulematta jääneiden tiedot poistetaan viimeistään kahden vuoden kuluttua hakuajan päättymisestä. Rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista jo aiemmin, kaikkien rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua.
07. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröityneeltä itseltään, rekrytointiyrityksen kautta tai TE-keskuksen lähettäminä, tuolloinkin rekisteröidyn itsensä alun perin toimittamana tai tuottamana.
08. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän mahdollisiin muihin henkilörekistereihin. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin eikä muihinkaan tarkoituksiin paitsi, jos viranomaistoimet niin edellyttävät. Luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
09. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta. Tietoja säilytetään ja käsitellään luokituksen ”luottamuksellinen” mukaisesti, paitsi terveystietojen, ay-tiedon, arvioinnin ja lasten tietojen osalta luokituksen ”erittäin luottamuksellinen” mukaisesti.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja sähköisesti talletetut tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteistojen tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Henkilötietojen käsittely on mahdollistettu vain niille työntekijöille, joiden työnkuvaan se kuuluu.
A. Manuaalinen aineisto
Säilytetään lukitussa tilassa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsy.
B. Sähköisesti talletetut tiedot
Tietoihin pääsy on ilmoituksessa mainitulla yhteyshenkilöillä. Tietojen käsittelyyn osallistuvaa rekisterinpitäjän henkilöstöä sitoo vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin työnhakijatietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu palomuurein, salauksin, tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
11. Profilointi
Rekisterinpitäjä ei hyödynnä tietoja profilointitarkoituksissa.
12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyn henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
13.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän työnhakijarekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
13.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
13.3 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut kyseiseen rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.
13.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
13.5 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
14. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.